آیا استفاده از تلفن گویا برای ما نتیجه مثبتی دارد یا برعکس؟ این سوال بسیار مهم است. من می خواهم ساده و ساده بگویم، هر دو حالت ممکن است، بستگی به آنچه در زیر می گویم دارد. اگر متن تلفن گویا به درستی نوشته شود، مراحل به درستی طراحی شود و توسط یک گوینده حرفه ای خوانده شود، می تواند در جهت دهی به تماس گیرندگان بسیار موثر باشد.

منشی تلفنی خودکار یا تلفن گویا صدای ضبط شده ای است که باید کار ما را تسهیل کند و مشتریانمان را راهنمایی کند نه اینکه ارتباط آنها با ما قطع و از بین برود پس برای نوشتن اسکریپت تلفن گویا به این 4 نکته توجه کنید. مطالعه بیشتر: https://shirahmadi.ir/market/order-ivr-voice/

5 نکته مهم برای نوشتن متن تلفن گویا + متن نمونه

1- صداقت صدای گوینده

صدا باید گرم و صمیمی باشد تا مخاطب احساس نکند که فقط به صدای ضبط شده گوش می دهد. برای این منظور یک گوینده حرفه ای را انتخاب کنید که صدایش لطافت، گرما و صمیمیت زیادی داشته باشد. ترجیحا گوینده خانم بجز جاهای خاص.

2- سرعت بلندگوی منشی تلفنی

منشی تلفنی باید به اندازه کافی سریع باشد زیرا تماس گیرندگان این صدا را به طور مداوم و با هر تماس می شنوند. تلفن گویا یک متن تبلیغاتی یکبار مصرف نیست. مشتریان همیشگی ما احتمالا این را بارها و بارها خواهند شنید. پس فراموش نکنید که سرعت باید آنقدر کم باشد که نامرئی و آزاردهنده باشد.

3- مدت انتظار

بگذارید خلاصه کنم، اگر من دختری را دوست دارم، اما نمی دانم چقدر صبر کنم، نمی دانم چگونه صبر کنم. هیچ چیز بدتر از این نیست که ندانیم چقدر باید صبر کنی. در مرحله اول زمان انتظار را تا حد امکان کوتاه کنید و در مرحله دوم برای اینکه تماس گیرنده بداند چه مدت باید منتظر بماند در صورت داشتن بستر آنلاین از سیستم تلفن VIP استفاده کنید. VIP عملکردهای بیشتری نسبت به سوئیچ دارد. می توانید زمان تقریبی انتظار را به بینندگان بگویید. 

4- قسمت Alt

مراحلی را که تماس گیرنده برای دریافت اطلاعات و صرفه جویی در زمان باید انجام دهد به حداقل برسانید. در ابتدا افزونه هایی را که اغلب نامیده می شوند قرار دهید. اگه مشتری داخلی اشتباه میکنه بدترین کار اینه که بگید داخلی شما اشتباه میکنه خدای نکرده تماس قطع میشه بیپ بیپ بیپ . در عوض، پس از اینکه تماس گیرنده وارد داخلی اشتباه می شود، بلافاصله به یک اپراتور متصل می شوند و اپراتور با صدای خامه ای می گوید: "چه کاری می توانم برای شما انجام دهم؟" کجا باید وصلت کنم؟
 

نوشتن متن تلفن گویا

برای نوشتن یک اسکریپت منشی تلفنی، ابتدا بخش‌های شرکت خود را روی یک کاغذ فهرست کنید و آنها را به صورت داخلی دسته‌بندی کنید. حتماً شماره‌های داخلی خود را به ترتیب تعداد تماس‌های دریافتی فهرست کنید و ابتدا شماره‌هایی را که بیشترین تماس را دریافت می‌کنند، نگه دارید. در این بین، کسانی هستند که دستورالعمل های تلفن گویا را ناکافی می دانند یا به دلایلی از IVR خوششان نمی آید. دقت کنید تعدادشان کم نباشد. برای این افراد شماره داخلی را تحت عنوان «برای راهنمایی بیشتر با اپراتور تماس بگیرید» در نظر بگیرید تا این دسته از افراد گم نشوند. آیتم ساز رادیو

نمونه صدای منشی تلفنی:

من چند متن نمونه را در زیر قرار می دهم تا کار را برای شما آسان تر کنم. این پیام را ویرایش کنید و برای ما ارسال کنید. این یک پیام نمونه برای یک شرکت کوچک است. اگر شرکت شما بخش های بیشتری دارد، باید منشی تلفنی خود را با دقت طراحی کنید.